ComArchive klarer e-mail paragrafferne hos Focus Advokater
Automatisk e-mail arkivering har givet ledelsen ekstra tryghed, og sikret at ingen vigtige e-mail dokumenter går tabt hos Focus Advokater i Odense
Focus Advokater er specialiseret inden for erhvervsjura. Tidligere brugte advokatfirmaet udelukkende et sagsbehandlings-system til arkivering af elektroniske dokumenter. Men til trods for veletablerede rutiner omkring hvordan e-mails skulle gemmes og håndteres, voksede usikkerheden mht. om man kunne finde e-mails´ene igen. Usikkerheden lå i den menneskelige faktor: Huskede medarbejderne nu også at bede systemet om at gemme de e-mails, der blev sendt og modtaget?
”Vi modtager og sender voldsomt mange vigtige e-mails. Derfor er det vigtigt for os at vide, at vi altid kan finde dem igen. I takt med at antallet af e-mails steg, blev vi stadig mere opmærksomme på risikoen for at nogen kom til at slette vigtige e-mails. Derfor valgte vi at sikre os imod, at vores e-mail information skulle gå tabt, så vi altid kunne få adgang til dokumentation,” siger Jan I. Kristensen, som er partner i Focus Advokater, Odense.
Jan I. Kristensen så to løsninger: Firmaet kunne enten øge kontrollen med medarbejdernes håndtering af e-mails – eller finde et IT-værktøj til at løse problematikken.
”At øge kontrollen ville have været meget ressourcekrævende, og formentlig ikke optimalt i sidste ende. Derfor valgte vi at se på mulighederne på IT-siden. ComArchive tilbød en løsning, der gør det muligt på en meget smart måde at finde e-mails igen – uanset hvad,” siger Jan I. Kristensen.
I dag behøver Focus Advokater ikke tænke på, om e-mails bliver gemt. ”Det klarer ComArchive for os. Vi har nemlig sat systemet op, så alle sendte og modtagne e-mails automatisk bliver arkiveret på en separat server,” fortæller han, og fortsætter:
”På den måde har vi elimineret, at den menneskelige faktor bliver et usikkerhedsmoment. Vi kan også slappe af mht. vores politikker omkring arkivering. Og vi behøver ikke længere være bekymret for, om folk nu også husker at arkivere alle de her e-mails, vi får – vi er simpelthen hele tiden 100% sikre på, at enhver tænkelig e-mail er blevet gemt. Men også, at den ikke bliver slettt ved en fejl.”
”Det giver ro i sjælen og en langt større tryghed for ledelsen at vide, at vores dokumentation er i orden.”
Meget fornuftig investering
Jan I. Kristensen har ikke regnet på tilbagebetalingstid, men ser ComArchive som en form for forsikring mod at noget uhensigtsmæssigt skulle ske.
Focus Advokater kan fx til enhver tid kan dokumentere fx deres rådgivning. Det betyder, at firmaet – også efter flere år – nemt og hurtigt kan vise, at de fx har advaret mod en given disposition, overholdt en acceptfrist, rådgivet korrekt etc. etc. Endelig forhindrer ComArchive den usandsynlige, men dog mulige situation, at en medarbejder forsøger at slette en e-mail, fordi vedkommende har gjort noget forkert i en sag.
”Som sådan er investeringen i ComArchive yderst fornuftig, set i forhold til den risiko, som den sikrer os imod,” slutter han.
Læs om andre kundeoplevelser med ComArchive ved at klikke her
