E-mails er en integreret del af stort set alle virksomhedens processer. De dokumenterer ofte aftaler, ordrer, planer og beslutninger taget i virksomheden eller med samarbejdspartnere/myndigheder/-kunder/klienter. Derfor skal der være styr på e-mails – det er virksomhedsdata og repræsenterer en stor værdi.

Erkendelsen af at e-mails er virksomhedsdata og ikke personlig ejendom får mange organisationer til at efterspørge løsninger til sikring af e-mails. Risikoen ved at enkelte medarbejdere kan slette e-mails og at disse mistes, hvis medarbejderen forlader organisationen er alt for stor.

ComArchive har hjulpet mange såvel store som små og offentlige som private virksomheder i både Danmark og i udlandet. Uanset om man har 20 postkasser eller 25.000 postkasser i organisationen så er indholdet forholdsmæssigt af lige stor værdi for organisationen.

I visse brancher er ComArchive næsten blevet en standard, fordi det er lettere at afgøre en tvist gennem dokumentation i stedet for i en retssag.

Ligeledes ser vi, at der i visse brancher, for eksempel den finansielle sektor såvel som i den offentlige sektor sættes krav og standarder for opbevaring af e-mails.

At hjælpe organisationer med at få styr på e-mails - det er det vi gør.

Datamængden i Outlook/Exchange er en udfordring, som man bliver nødt til at gøre noget ved. Den stigende belastning og tidsrøver som administration af en postkasse er, skal der gøres noget ved – det ser kun ud til at blive værre.

Med ComArchive får den enkelte bruger en ny lynhurtig søgefunktion direkte i Outlook og det betyder sparet tid i hverdagen. Sparet tid fordi man hurtigt finder den e-mail i sin postkassen, som man lige står og skal bruge. Og fortroligheden er intakt med ComArchive.

At søgning efter e-mails kan være en tidsrøver kender de fleste. Samtidig er den samlede datamængde enorm (postserveren er oftest den største data-container i virksomheden). Datamængden betyder omfattende omkostninger til backup når backup skal tages dagligt og opbevares i flere år. Med en arkiveringsløsning som ComArchive kan datamængden på e-mailplatformen minimeres og samtidig kan omkostningerne til backup reduceres dramatisk. ComArchive er en god investering som tjener sig hjem på kort tid.

ComArchive er bygget på standard Microsoft-teknologi. Om det er Exchange eller Office 365 så er vores løsninger designet til at spille sammen med disse platforme.

Et årelangt samarbejde med Microsoft og at vi hele tiden er på forkant med Microsoft-løsninger og -teknologi gør, at vi ligger indenfor de fleste virksomheders IT Roadmap.

Vores product stack bestående af blandt andet Exchange, Outlook, .Net, Active Directory, IIS, SQL Server og Elastic Search gør ComArchive til et enkelt valg for de fleste CIO's.

GDPR gælder også for data på e-mail-platformen, som oftest er den største data-container i virksomheden. Uanset om man har sin post-server i virksomheden eller i skyen, så er opgaven, at sikre, at man har de e-mails, som er vigtige for organisationen og virksomhedens drift, og at bortskaffe de e-mails, som indeholder personoplysninger. De GDPR-retningslinjer, som er fastlagt skal implementeres.

Organisationens egne regler for opbevaring og sletning af e-mails eller af postkasser sættes enkelt op i vores løsning, som samtidig sørger for at oprydningerne køres med det fastsatte interval.

Enten må hver enkelt medarbejder sætte sig ind i GDPR-retningslinjerne og selv rydde op i sin postkasse eller også må oprydningen automatiseres. Fordi det er meget store datamængder og fordi de er ustrukturerede, mener vi hos ComArchive, at den automatiserede løsning er den eneste vej frem. At bruge medarbejdernes tid på denne oprydning er en alt for dyr løsning og nok heller ikke den bedste. Med ComArchive får du et værktøj til at implementere GDPR-reglerne.

I GDPR anbefales det at automatisere fjernelsen af persondata, specielt når det er store datamængder. ComArchive sikrer at de vigtige e-mails kan fremfindes uanset om medarbejdere har slettet dem i deres postkasse og compliance-modulet sikrer at e-mails med personoplysninger fjernes både i postkasserne og i arkivet på det rigtige tidspunkt. ComArchive er systematisk arkivering af alle e-mails og det er også grundlaget for at fjerne de e-mails, som indeholder persondata. Enkelt og effektivt.

Virksomheder vælger ComArchive fordi

• Der skal være styr på e-mails
• GDPR skal overholdes
• E-mail-miljøet skal optimeres og drives effektivt
• Hverdagen med Outlook skal forenkles for brugerne
• Alle brugere har altid alle deres e-mails
• E-mails er ikke medarbejderens ejendom – det er virksomhedsdata.

Fordele ved ComArchive

• Enkelt at bruge, enkelt at administrere, enkelt at installere
• Alle mails arkiveres automatisk, enkelt og sikkert
• Fuldt overblik over, hvad der er sendt/lovet og modtaget/accepteret
• Administrator-søgninger på tværs af alle postkasser (logning og fuld sporbarhed)
• Hurtig og effektiv søgning på alle felter, også i vedhæftninger
• Medarbejderne sparer tid på håndtering af e-mails
• Enkel overdragelse af postkasser mellem medarbejdere.